Ser eficientes en el trabajo

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Hoy en día es muy difícil lidiar con la presión del trabajo. Todas las personas que tienen algún tipo de trabajo saben que un día no dura lo suficiente para terminar de hacer todos los pendientes. Sin embargo, la productividad puede incrementarse considerablemente si adoptamos hábitos diseñados para hacer las cosas de forma eficiente.

Ser eficientes en el trabajo. Todos deseamos ser eficienes en el trabajo, pero ¿Cómo lo hacemos?

“Un trabajador eficiente aprovecha cada minuto de su tiempo durante el día, poniendo toda su atención primero a las tareas más importantes”

1. Es importante que mantengas tu espacio de trabajo limpio y ordenado.

Lograr eficiencia en el trabajo en ocasiones es tan simple como limpiar el desorden de tu área de trabajo. Si esta zona se encuentra en desorden, puede entorpecer tu nivel de productividad.

– Si trabajas en una oficina, organiza tu espacio y escritorio de modo que puedas encontrar fácil y rápidamente todo lo que necesites para trabajar. Si no trabajas en una oficina, igual puedes aplicar los mismos principios. Por ejemplo, si trabajas en un taller de reparación de bicicletas, mantén tus herramientas limpias y organizadas, de modo que puedas encontrarlas rápidamente cuando las necesites. Casi todas las áreas de trabajo traen mayores beneficios al mantenerlas limpias.
-Las personas que trabajan en oficinas y otras que manejan grandes cantidades de documentos, deben crear un sistema de archivos que sea lógico y organizado. Ten a tu alcance los documentos que usas con frecuencia. Guarda los otros documentos en orden alfabético (u otro orden lógico).

Ser eficientes en el trabajo

2. Mantén tu lugar de trabajo bien abastecido.

Asegúrate de tener los suministros y herramientas necesarios para realizar tu trabajo.
En una oficina, esto significa que debes tener cerca cosas como perforadores, quita grapas, calculadoras, etc. Fuera de las instalaciones de una oficina, las herramientas son distintas, pero el principio fundamental es el mismo, ten a mano las cosas que necesites para trabajar de manera efectiva antes de comenzar a trabajar.

  • Asegúrate de que tus herramientas estén en buen estado. Tener una herramienta básica en malas condiciones puede entorpecer el avance de tu trabajo, si no puedes seguir sin esta herramienta. Ahorra tiempo a largo plazo al tomarte un momento para limpiar y darle mantenimiento a tus herramientas de forma periódica.
Ser eficientes en el trabajo

3. Ten un programa establecido.

Si has estado decidiendo qué hacer sin previa planificación, hacer algún esfuerzo para planear tu día probablemente incrementará la eficiencia de tu trabajo.
Para mantener un programa efectivo, limítate a una agenda que abarque todo (puedes complementarla con un calendario en tu oficina o alguna aplicación online que te permita organizarte como Trello.)
No compliques innecesariamente tu trabajo al tener más de una agenda, o al garabatear una enorme cantidad de notas que inevitablemente perderás. Es mejor que puedas mirar en un lugar específico todo lo que tienes que hacer.

  • Organiza cada día creando una lista de “pendientes”. Comienza con los asuntos de mayor prioridad en el día, de modo que sea más fácil que los concluyas. Coloca las tareas menos importantes al final de la lista. Comienza tu día de trabajo con las primeras cosas de la lista. Si al final del día no completas la lista, coloca los puntos pendientes en el siguiente día.
  • Establece un calendario y plazos límite para tus proyectos más importantes, y sé realista respecto al tiempo que te tomará cada tarea. Es mejor pedir más tiempo al comenzar el proyecto, que pedirlo justo antes de que se venza el plazo.

4. Elimina las distracciones personales.

Cada lugar de trabajo tiene sus propias distracciones. En algunos trabajos existe el típico compañero de trabajo conversador que nunca te deja en paz. Otros trabajos pueden ser terriblemente silenciosos, lo que hace que te distraigas con el más mínimo ruido. Haz todo lo que debas hacer para poder mantenerte concentrado.
Si tu trabajo te permite escuchar música sin que ésta te distraiga, lleva un reproductor de MP3. Incluso puedes colocar notas en tu lugar de trabajo que indiquen a tus compañeros que no te distraigan, es un método razonable y efectivo para hacer que las personas no te molesten mientras trabajas. Recuerda, puedes socializar todo lo que quieras durante la comida y los momentos de receso.

“Una distracción muy común es pasar el tiempo en páginas de internet recreativas”.

  • Un estudio demostró que aproximadamente dos tercios de los trabajadores pierden por lo menos un poco de tiempo en páginas web que no están relacionadas a su trabajo diario. Por suerte, la mayoría de navegadores te permiten descargar recursos que bloquean páginas web que puedan distraerte. Busca en la tienda de extensiones para tu navegador “aplicaciones para bloquear páginas web” o “recursos para productividad”.

Otra excelente forma de evitar distracciones es filtrar tus llamadas (evitar conversaciones telefónicas innecesarias) y minimizar las reuniones improvisadas.

5. Utiliza tu momento de receso para tratar asuntos personales.

Curiosamente, los recesos pueden incrementar, en lugar de entorpecer tu eficiencia en el trabajo ya que éstos te proporcionan el descanso necesario.
Sin este receso, podrías sentirte cansado, lo que hará que trabajes más despacio o con menor productividad. Por otro lado, los recesos te dan la oportunidad de manejar tus distracciones. Utiliza tus recesos para hacer todo lo que de otro modo te distraería en el trabajo. ¿De pronto te das cuenta que en lugar de trabajar estás pensando en ese pariente que planeabas llamar? Llámalo en tu hora de descanso y elimina así tu distracción.

6. Divide tus responsabilidades en partes manejables.

Los proyectos grandes pueden ser intimidantes. Cuando son lo suficientemente grandes, es fácil postergarlos, perdiendo tiempo en trabajo menos importante hasta que te veas obligado a enfrentar todo el proyecto justo cuando el plazo está a punto de expirar.
Cuando eres un trabajador eficiente, debes realizar el trabajo importante primero, incluso cuando esto implique realizar una pequeña parte de una gran tarea.
Si bien hacer una pequeña parte de una gran tarea no es tan reconfortante como hacer una pequeña tarea completa, pero es una manera inteligente de utilizar tu tiempo.
A largo plazo, habrás terminado las tareas más importantes más rápido, si trabajas un poco cada día para avanzarlas.
Por ejemplo, si tienes un plazo de un mes para elaborar una gran presentación, establece el objetivo de crear un esquema hoy. Esto no te quitará mucho tiempo, así que no evitará que realices el resto de tu trabajo; sin embargo, ese primer paso será de gran importancia para que desarrolles el resto del proceso de manera más rápida y fácil hasta completarlo.

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2019-06-19T09:41:34+00:00