Pautas para organizar un congreso

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Organizar un congreso es un proceso que requiere además de tiempo, mucha creatividad y eficiencia, también es importante la capacidad de coordinación y dotes comunicativas

Pautas esenciales para organizar un congreso

Proceso que requiere tiempo y eficacia

Organizar un congreso es un proceso que requiere además de tiempo, mucha creatividad y eficiencia, también es importante la capacidad de coordinación y dotes comunicativas. La finalidad del congreso es reunir a grupos de personas para comunicar o debatir acerca algún tema determinado. Conseguir una perfecta organización y comunicación son las claves para que el evento satisfaga a los asistentes y proyecte una buena imagen de quien lo organiza.
Ya que es una tarea bastante compleja puedes dejarlo todo en manos de nuestro equipo; Eclipse Eventos pone a vuestra disposición la profesionalidad, implicación y calidad para que la realización de un congreso en Sevilla de convierta en un éxito asegurado. Para más información puedes hacerlo en nuestra página para congresos.
Mientras tanto exponemos las etapas más importantes a tener en cuenta en la organización de dicho evento:

1.- Definición del tema y los objetivos

Primero hay que pensar el tema y el alcance, es decir, sobre qué se hará el congreso y a quiénes es pertinente invitar como participantes y como expositores.
Debemos definir a los asistentes, conocer sus expectativas, especificar lo que se les pretende comunicar, etc. Hay que pensar, escribir y validar muy bien estos aspectos ya que los asistentes invertirán tiempo y/o dinero para asistir a nuestro congreso.

La elección del lugar es muy importante para realizar el congreso. Una buena idea es solicitar el salón auditorio de alguna Universidad donde se estudie la profesión de los convocados, sino cualquier ciudad dispone de salas de hoteles o auditorios perfectamente capacitados para realizarlo. En Sevilla te proponemos los siguientes: Espacios para eventos de empresa.

La fecha del mismo debe fijarse evitando conflictos con otros eventos que afecten al público objetivo o que interfieran su trabajo, tampoco debería interferir con sucesos de interés nacional o que afecten obligaciones familiares (vacaciones estándar de las escuelas públicas o la navidad).

Posteriormente hay que definir con todo detalle el programa, las sesiones y todo el resto de puntos de vital importancia:

  • Acogida de los asistentes.
  • Organizar un esquema con los horarios de acreditaciones, de cada charla y por quién será impartida.
  • Los tiempos de los descansos, de entrega de certificados y de cierre, etc.
  • Prever el material necesario para las presentaciones en las salas, equipo audiovisual
  • Servicio de catering para las pausas, disposición de las mesas…
  • Pensar el proceso de registro de asistentes, ofreciéndoles una carpeta de bienvenida, algún regalo, las acreditaciones, etc.

Los horarios son lo más importante para lograr que sea un éxito. Es conveniente contemplar un descanso cada 2 horas y media, bien saliendo del lugar para refrescarse y alimentarse u ofrecerlo en el lugar donde se realiza.

Una vez sepamos el tema, invitaremos a las personalidades más importantes que estén relacionadas con dicho tema, profesionales directores o presidentes de fundaciones, catedráticos, investigadores, etc. En este punto, hay que pensar si se invitarán personalidades extranjeras, ya que esto implica la necesidad de contar con un servicio de traductores simultáneos si estas personas no conocen el idioma, y habrá que ofrecerles hospedaje y traslado.

Esto también nos indicaría que el congreso tendría que organizarse al menos con dos meses de anticipación a la fecha del evento.

PUNTO-1 pautas para congreso

2.- Búsqueda de proveedores

Los proveedores son los que harán del proyecto una realidad, los que proveerán los equipos necesarios y aportarán parte importante de la creatividad en la realización del congreso.

Su calidad, experiencia, creatividad, actitud y voluntad de hacerlo bien son esenciales. Por todo ello, la selección y gestión de los proveedores es de suma importancia, seleccionar los profesionales adecuados para dar cobertura al congreso no es tarea fácil, debemos tener presente algunos puntos:

  • Implicar a los proveedores en el proceso de preparación del acto.
  • Exigir bastante precisión, asegurando que su propuesta especifica claramente qué productos o servicios incluyen así como su coste exacto.
  • Comprobar las condiciones de pago, si ofrecen descuentos…
  • Pedir referencias si es la primera vez que trabajamos con ellos.
PUNTO-2 pautas para congreso

3.- Comunicación del congreso

Es de vital importancia informar y motivar bien a la audiencia objetiva:

  • Investiga el modo de comunicación más adecuado. Infórmate sobre el público: datos demográficos, de dónde vienen, perfil socio-económico, etc.
  • Selecciona los medios: diseño, modo de entrega (email, correo, mensajero, revistas profesionales o cualquier otro que mejor se adapte).
  • Planifica el tiempo de producción en función del material de comunicación elegido con margen suficiente por si surgen imprevistos.
  • El material de comunicación debe incluir como mínimo: nombre del congreso, nombre de la empresa, fecha, lugar y dirección donde tiene lugar el acto, datos de contacto, acción requerida (contestar, cuándo y a quién…), precio y condiciones de pago (si las hay), URL de la página web del evento para más información.
  • Detalla el programa: asegurarse de comunicar bien el programa del congreso y comunicarlo antes para motivar la asistencia y al inicio para informar.

4.- El congreso

Llegó el momento clave, el día de la celebración del congreso, tan esperado que no podemos dejar cabo suelto aunque todo esté organizado a la perfección.

Por ello hay que repasar rápidamente todo antes de que lleguen los asistentes y comprobar el funcionamiento de los equipos audiovisuales una última vez  (mínimo 30 minutos antes del inicio de las sesiones), que los cables estén bien recogidos, no solo por seguridad, sino también por estética y hacer un briefing final una hora antes de la llegada de los asistentes, para asegurar que el personal implicado entendió todo y aclarar algunas dudas que puedan surgir de última hora.

Ante todo es muy importante mantener la calma y tener las ideas claras, el programa siempre a mano junto con la hoja de coordinación del equipo y especialmente estar disponible en todo momento por lo que pudiese suceder.

5.- Post-congreso

Aunque el evento haya llegado a su fin, no termina ahí el trabajo, posteriormente debemos mantener el contacto con los asistentes a través de la comunicación post-congreso.

La comunicación post-congreso es toda comunicación relacionada con el congreso: información y resultados así como fotos o vídeos. Encontramos diferentes formas de comunicarnos con los asistentes ya sea vía Intranet de la empresa, creando una página web, enviando un email, etc.

Si la comunicación posterior al congreso es bien gestionada, seguro que la gente hablará del evento por mucho tiempo.

Y si el congreso se realiza en la ciudad de Sevilla, en Eclipse ponemos a vuestra disposición un abanico de posibilidades para llevar a cabo la realización del mismo, no duden en contactar con nosotros en este enlace y estaremos encantados de atenderles.

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Empresa de organización integral de eventos. Ofrecemos soluciones garantizando el éxito del acontecimiento en Sevilla. Vuestra diversión es nuestra garantía de éxito.

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2019-06-18T07:48:28+00:00